エクセル|合計はSUMではなく【SUBTOTAL】がオススメ

sum関数

よく使うSUM関数、でも不便なことが多々あります。

 

オススメは、SUMよりもSUBTOTAL ですよ。

しかも、合計欄は上段へ。

 

SUBTOTALで集計する方法

= subtotal9, 計算範囲)

「9」は合計という意味。

きちんと集計したいときに便利。

 

SUMを使うときは

= sum(計算範囲)

ショートカットキーは

AltShift +

AutoSumと覚えましょう。

とりあえず合計したいときに便利。

SUBTOTAL(合計欄)を一番上にする

POINT
  • =SUBTOTAL(9, 範囲)
  • 範囲は、「A1:A1000」のように書く

範囲は、少し大きめにしておくと便利。

 

フィルタをかけると、フィルタ範囲での合計が出る

赤丸部分をクリックして、A社でフィルタをかけると……

A社だけの合計額が表示されます。

SUBTOTALのいちばん便利なところは、フィルタをかけたときです。

 

 

SUBTOTAL(9, …)の、「9」は「合計」という意味ですよ。

 

=subtotal(  まで入力すると、説明が表示されます。

9が「SUM」となってますね。

1なら「AVARAGE」(平均)です。

計算したいものを選んでください。

 

SUMは不具合を起こしやすい

エクセル サム関数

よく、こんな表を見かけますが、これが不便なんです。

 

フィルタをかけても、全体の合計額しか表示されない

フィルタをかけても、SUM関数の結果は元のまま。

A社だけの合計は確認できません。

 

そして、何よりもいちばん怖いのは、間違った計算になってしまうこと。

 

重大事:計算式がおかしくなる

こんなときが大変。

 

あとからデータを追加したいことは多いです。

そんなときはセルを挿入するわけですが……

 

変な場所に挿入してしまうと、計算式が変更されないんです。

なぜだか合計額が合わない……というとき。

「よく見たら計算式が間違ってた!」ということ、よくありますよね。

 

どんどん挿入して、どんどんおかしな計算式になってしまい、確認作業で余計な時間がかかる。

だから、SUBTOTALで合計欄を一番上にするほうが安全です。

 

だけど、一番のオススメは「テーブル機能」ですよ。

 

集計作業の味方:テーブル機能

「表」を、「テーブル」に変換する

やり方はとっても簡単。

Ctrl + T を押すだけ!

エクセル テーブル

↓ 表の中のどこかをクリックして……

Ctrl + T を押して下図の表示がでたら、OKします。

 

Ctrl + T

T は、テーブル(Table)のTですよ。

 

 

POINT

最初に全範囲を選択する必要はありません。

表の中のどこかに、カーソルがあれば大丈夫。

上図では、「C6セル」にカーソルがある状態でCtrl + T を押しました。

 

すると、こうなります。

テーブル

わかりづらいかもしれませんが。

右下に青い印が表示されたら、「テーブル」になった証拠。

 

何が便利かというと……

  • 集計ミスがなくなる
  • ピボットテーブルもすぐできる
    • 小計を作りたいときはピボットテーブル
  • 重複データの削除もすぐできる
  • テーブル名をつけられる
    • マクロでテーブル名が使える

 

やはり、集計ミスがなくなるのが、いちばん大きいですね。

「集計行」にチェックを入れると……

 

自動で集計欄ができます。

テーブル

しかも、セル挿入をしても、フィルターをかけても、きちんと計算してくれるんです。

 

ちなみに、「C11」セルの計算式を確認してみると……

SUBTOTAL になってますね。

 

やっぱり、合計はSUMよりもSUBTOTAL 。

 

ほかにも、便利な機能をたくさん持つ「テーブル」ですが、使っている人をあまり見かけません。

ぜひ使ってみてください。

 

簡易的に小計欄を作る方法

取り急ぎ、小計を知りたいだけなら、もっと簡単な方法を。

「データ」タブの一番右にある「小計」を押す

 

こうなります。

いちいち計算式を作らなくても、すぐに小計・総計がわかりますね。

取り急ぎのときは、こちらも便利です。

 

見やすさと扱いやすさでは、ピボットテーブルのほうがオススメです。

 

まとめ

  • 合計は、SUBよりSUBTOTAL(9, ……)がオススメ
  • 合計欄は上のほうがいい
  • 一番のオススメはテーブル(Ctrl + T)
  • 取り急ぎ小計を知りたいなら、「データ」→「小計」
  • 小計・総計のオススメはピボットテーブル
  • SUM関数のショートカットキー
    • AltShift + (「AutoSum)
    • ちょっとした合計を出すときに使う

 

集計ミスがグッと減ると思うので、ぜひ活用してみてくださいね。

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